Talep Takip Sistemi

Gelen her talep kayıtta, sahibinde ve sonuca bağlı.

Telefonla arayan, ofise gelen, dilekçe veren ya da sahada derdini anlatan kişinin talebini ekibiniz kaydeder. Talep doğru birime ve kişiye atanır, iç yazışmayla yürür, sonucu kişiye döner ve raporunuza girer.

Hesabınızı oluşturun Sektörünüzü seçin
Kurulum gerektirmez, tarayıcıdan çalışır Excel'den içe aktarma KVKK'ya uygun kişi kartı

Tanıdık geliyor mu?

Talepler her gün gelir; sorun, geldikten sonra ne olduğunun bilinmemesidir.

Not defterinde kalan talepler

Telefonda alınan not, ziyarette verilen söz, WhatsApp'ta gelen fotoğraf… Kayda girmeyen talep unutulur, aynı kişi tekrar arar.

Kimin ilgilendiği belli değil

Talep birimden birime aktarılırken sahibi kaybolur. Kimse “bu bende” demez, kimse geciktiğini fark etmez.

Kişiye dönüş yapılmıyor

İş yapılsa bile talep sahibine haber verilmez; yöneticiler de ay sonunda neyin ne kadar sürede çözüldüğünü göremez.

Bir talebin yolculuğu

Her adım talebin üzerinde kalır; kim, ne zaman, ne yaptı aktivite kaydında görünür.

  1. 1

    Kayıt

    Talep telefon, ziyaret, dilekçe, e-posta ya da sahadan gelir. Personel kişiyi aratıp seçer ya da yeni kişi kartı açar; kategori, öncelik, şehir ve belgeler eklenir.

  2. 2

    Atama

    Talep ilgili birime ve sorumlu kişiye atanır. Hedef yanıt ve çözüm süresi işlemeye başlar.

  3. 3

    İç yazışma

    Ekip talebin içinde yazışır, @bahsetme ile kişileri ya da birimleri çağırır. Birim değişirken devir notu bırakılır.

  4. 4

    Yanıt ve sonuç

    Talep sahibine verilen yanıt ve yapılan iş kaydedilir, durum güncellenir ve talep kapatılır.

  5. 5

    Rapor

    Kategori, durum, birim ve süre dağılımını raporda görürsünüz; PDF, Excel ya da CSV olarak indirirsiniz.

Ekibinizin ihtiyaç duyduğu her şey

Kategorileri, durumları, öncelikleri ve talep türlerini kurumunuza göre kendiniz tanımlarsınız.

Talep kaydı ve kişi kartı

Her talep bir kişiye bağlanır. Kişi kartında o kişinin tüm talepleri ve ziyaretleri görünür.

  • Kategori, durum, öncelik, tür, şehir
  • Belge ve fotoğraf ekleri
  • Kişi kartında hangi alanların zorunlu olacağını siz seçersiniz

Ziyaret takvimi

Ofise gelen ziyaretçiler, randevular ve dış programlar takvimde. Görüşmede dile getirilen talep, ziyaret bilgileri dolu olarak açılır.

  • Anlık ziyaret, randevu ve program kayıtları
  • Ay, hafta, gün ve liste görünümü
  • Ziyaretten tek tıkla talep, ziyaret listesini dışa aktarma

Birimler ve atama

Talepler birimlere ve kişilere atanır; herkes kendi işini görür.

  • Ekip üyelerini e-postayla davet edin
  • Şubeler ve şube yöneticileri
  • Rol bazlı yetkilendirme

İç yazışma ve aktivite

Talep hakkındaki konuşma talebin içinde kalır; talep sahibine gitmez.

  • İç notlar ve @bahsetme
  • Birim değişiminde zorunlu devir notu
  • Kim, ne zaman, ne yaptı: aktivite kaydı

Hedef süreler ve yönetici özeti

İlk yanıt ve çözüm için hedef süre koyun; aşan talepler kendiliğinden işaretlenir.

  • Gecikme uyarısı ve “Gecikenler” filtresi
  • Birim bazında açık, bugün gelen, geciken
  • Ortalama ilk yanıt ve çözüm süreleri

İş listesi ve saha ekibi

Konumu ve saati olan işler günlük listeye girer; saha personeli telefonundan durum bildirir.

  • Önce acil olanlar, sonra planlanan saat
  • Sürükle-bırak ile sıra ve saat, yazdırılabilir liste
  • “Yola çıktım”, “Başladım”, “Tamamlandı”

Raporlar ve dışa aktarım

Seçtiğiniz tarih aralığında taleplerin dağılımını ve gidişatını görün.

  • PDF rapor
  • Excel ve CSV dışa aktarım
  • Talep listesinin tamamını dışa aktarma

Excel ile içe aktarma

Bugüne kadar Excel'de tuttuğunuz talepleri kaybetmeyin.

  • Hazır şablonu indirin, doldurun
  • Yüklemeden önce önizleyin
  • Onayladığınızda talepler listenize eklenir

Özel alanlar

Kurumunuza özgü bilgileri talep ve ziyaret formlarına ekleyin.

  • Metin, sayı, tarih, evet/hayır, tekli ve çoklu seçim
  • Zorunlu ya da isteğe bağlı
  • Sıralamayı siz belirlersiniz
İş listesi ve saha

Ofiste kaydedilen talep, sahada tamamlanır

Talebe konum ve tercih edilen zaman eklendiğinde iş, sorumlu personelin günlük listesine girer. Yönetici sırayı ve saati düzenler, planı onaylar; personel telefonundan durumu günceller, her adım talebe işlenir.

Kişisel veriler korunur

TC kimlik numarası şifrelenerek saklanır; aynı kişiyi bulmak için yalnızca geri döndürülemez bir özeti kullanılır. Kişi kartında hangi bilgilerin zorunlu olacağına kurum olarak siz karar verirsiniz; ihtiyaç duymadığınız bilgiyi istemezsiniz. Talepleri ve kişi kartlarını yalnızca rolü uygun kullanıcılar görür, iç yazışmalar talep sahibine hiçbir zaman gösterilmez.

Şifreli TC kimlik numarası Rol bazlı erişim İşlem kaydı

Sektörünüze göre Talep Takip

Talepler nereden gelir, kim ilgilenir, nasıl sonuçlanır? Örnek senaryoları ve önerilen birimleri görün.

Belediyeler

Makama, meclis üyelerine ve birimlere gelen her talep tek listede.

Saha “Pazar yerinin girişindeki kaldırım taşları sökülmüş, yağmurda çamur oluyor ve yaşlılar düşüyor.”
Senaryoları gör

Milletvekili ve Siyasi Ofisler

Seçmenin talebi not defterinde değil, takipte.

Saha “Köyümüzün sulama göleti projesi iki yıldır bekliyor, hangi aşamada olduğunu öğrenemiyoruz.”
Senaryoları gör

Kamu Kurumları

Vatandaş başvurusu birimler arasında kaybolmasın.

Dilekçe “Başvuruma 30 gündür yanıt alamadım, dosyamın hangi aşamada olduğunu öğrenmek istiyorum.”
Senaryoları gör

Muhtarlıklar

Mahallelinin derdi defterde kalmasın.

Ziyaret “Sokağımızdaki rögar kapağı kırık, gece biri düşecek.”
Senaryoları gör

Dernek ve Vakıflar

Yardım başvurusu da, üye talebi de kayıtta ve sırasında.

Telefon “Kış geldi, evde yakacak yok. Kömür yardımı yapılabilir mi?”
Senaryoları gör

Müşteri Hizmetleri ve Teknik Servis

Telefonla gelen arıza kaydı, doğru teknisyenin iş listesine düşsün.

Telefon “Kombim F28 hatası veriyor, sıcak su yok. Yarın öğleden sonra evdeyim.”
Senaryoları gör

Site ve Tesis Yönetimi

Yönetim ofisine gelen talep, teknisyenin ve bahçıvanın iş listesinde.

Telefon “Banyodaki gider tıkalı, su taşmak üzere. Bugün öğleden sonra evdeyim.”
Senaryoları gör

Talebi kişinin kendisinin yazmasını mı istiyorsunuz? Dilek-Şikayet-Öneri Kutusu'na göz atın.

Sık sorulan sorular

Kutuda talebi kişinin kendisi QR ya da bağlantıyla yazar. Talep Takip Sistemi'nde ise talebi telefonda, ziyarette ya da sahada dinleyen ekibiniz kaydeder. Kaydolurken kurum türünüzü seçersiniz.

Evet. Talep içe aktarma ekranından hazır şablonu indirip kayıtlarınızı yapıştırırsınız. Dosyayı yükledikten sonra önizlemede kontrol eder, onayladığınızda talepler listenize eklenir.

Evet. Kategoriler, durumlar, öncelikler ve talep türleri kurumunuza aittir; ekler, yeniden adlandırır, renklerini ve sıralarını belirlersiniz. Hangi durumun başlangıç, hangisinin kapanış durumu olduğunu da siz seçersiniz.

Görünürlük rol ve birime göredir: yöneticiler tüm talepleri, şube yöneticileri kendi şubelerini, personel kendi birimine ve kendisine atanan talepleri görür. İç yazışmada bahsettiğiniz kişi talebi göremiyorsa önce atamanız istenir.

Ayrı bir uygulama indirmeniz gerekmez. Sistem tarayıcıdan çalışır; saha personelinin iş listesi telefon ekranı için tasarlanmıştır.

Size atanan talepler, iç yazışmada bahsedilmeniz ve hedef süreyi aşan talepler için uygulama içinde anlık bildirim alırsınız; bu bildirimler e-postayla da gönderilir.

Talepleriniz bugünden kayıt altında olsun

Hesabınızı oluşturun, kategorilerinizi ve birimlerinizi tanımlayın, ekibinizi davet edin.

Talep Takip ile başlayın