Talep Takip · Dernek ve Vakıflar

Yardım başvurusu da, üye talebi de kayıtta ve sırasında.

Telefonla, dernek merkezine gelerek ya da e-postayla iletilen yardım başvurularını ve üye taleplerini kaydedin; komisyona, gönüllü ekibe ya da ilgili sorumluya atayın, sonucu başvurana bildirin.

Hesabınızı oluşturun Talep Takip Sistemi
Kimler kullanır? Yönetim kurulu Sosyal yardım komisyonu Burs komisyonu Gönüllü koordinatörleri Muhasebe

Talepler nereden gelir?

Hangi yoldan gelirse gelsin, talep aynı listeye girer ve kaynağı bellidir.

Telefon

Yardım hattına gelen başvuru, başvuranın kişi kartıyla birlikte kaydedilir.

Ziyaret

Dernek merkezine gelen kişi ziyaret takviminde görünür; getirdiği belgeler talebe eklenir.

Saha

Ev ziyaretinde gönüllünün fark ettiği ihtiyaç, ziyaret sırasında yeni talep olarak açılır.

E-posta

Üyelerden ve kurumlardan gelen yazılar ekleriyle birlikte talebe dönüşür.

Dilekçe

Kâğıt başvuru formları taranıp talebe eklenir.

Örnek senaryolar

Talep nasıl gelir, kim ilgilenir, nasıl sonuçlanır? Dernek ve Vakıflar için birkaç tipik örnek.

Üç çocuklu bir anne Telefon
“Kış geldi, evde yakacak yok. Kömür yardımı yapılabilir mi?”
Yıldız Mah. 4. Sokak Çarşamba, öğle 12–15
Sosyal Yardım Komisyonu İş listesi
Başvuru kaydedildi, gönüllü ekip ev ziyaretini iş listesine aldı. Komisyon kararı iç yazışmaya yazıldı ve yakacak aynı hafta teslim edildi.
Bir üniversite öğrencisi Ziyaret
“Burs başvurusu yapmak istiyorum, belgelerimi getirdim.”
Burs Komisyonu
Belgeler taranıp başvuruya eklendi; komisyon okul, sınıf ve gelir bilgisini özel alanlara işledi, sonuç öğrenciye bildirildi.
Dernek üyesi E-posta
“Bu ayki aidatım iki kez çekilmiş görünüyor, kontrol edebilir misiniz?”
Muhasebe
Talep muhasebeye atandı; fazla çekim iade edildi ve üyeye yanıt yazıldı.
Gönüllü · ev ziyareti Saha
“Ziyaret ettiğimiz yaşlı amcanın banyosunda tutamak yok, iki kez düşmüş.”
Karşıyaka Mah. Cumartesi, sabah 09–12
Gönüllü Koordinasyonu İş listesi
Gönüllü talebi ziyaret sırasında telefonundan açtı; tutamak montajı cumartesi sabahına planlanıp teknik gönüllünün iş listesine düştü.
Mahalle okulunun müdürü Dilekçe
“Öğrencilerimiz için kırtasiye desteği istiyoruz, ihtiyaç listemiz ektedir.”
Yönetim Kurulu
Talep yönetim kurulu toplantısında görüşüldü, karar iç yazışmaya not edildi; paketler okul açılmadan teslim edildi.

Önerilen kurulum

Dernek ve Vakıflar için hazır bir başlangıç: kategoriler ve talepleri yürütecek birimler. Hepsini kendi yapınıza göre değiştirebilirsiniz.

Kategoriler

Genel Ayni yardım Nakdi yardım Burs Sağlık ve bakım Üyelik ve aidat Gönüllülük Kurum ve okul talepleri

Birimler

Yönetim Kurulu Sosyal Yardım Komisyonu Burs Komisyonu Gönüllü Koordinasyonu Muhasebe

Mevcut kayıtlarınızı Excel şablonuyla içe aktarabilir, talep formuna kurumunuza özel alanlar ekleyebilirsiniz.

İş listesi ve saha ekibi

Kaydedilen talep, sahada tamamlanır

Ev ziyaretleri ve yardım teslimatları gönüllülerin iş listesine adres ve saatle düşer. Gönüllü telefonundan “Yola çıktım”, “Tamamlandı” der; koordinatör hangi teslimatın tamamlandığını anında görür.

Kişisel veriler korunur

TC kimlik numarası şifrelenerek saklanır; aynı kişiyi bulmak için yalnızca geri döndürülemez bir özeti kullanılır. Yardım başvurularında gelir ve sağlık gibi hassas bilgiler bulunur; yalnızca gereken bilgiyi isteyin, hangi alanların zorunlu olacağını siz belirleyin. Başvurular yalnızca yetkili ekip üyelerine görünür.

Şifreli TC kimlik numarası Zorunlu alanları siz seçersiniz İç yazışmalar talep sahibine gösterilmez

Sık sorulan sorular

Evet. Kişi kartında o kişinin tüm başvuruları ve sonuçları görünür. TC kimlik numarası girildiyse kişi yeniden kaydedilmeden bulunur.

Gönüllüleri ekibe davet edip kullanıcı yapabilirsiniz. Saha görünümünde kendilerine atanan işleri görür, durumu telefonlarından güncellerler.

Raporlar sayfasından tarih aralığı seçip özet raporu PDF olarak indirebilir, ayrıntılı listeyi Excel ya da CSV olarak alabilirsiniz.

Talepleriniz bugünden kayıt altında olsun

Hesabınızı oluşturun, birimlerinizi tanımlayın, ekibinizi davet edin.

Talep Takip ile başlayın

Diğer sektörler

Belediyeler Milletvekili ve Siyasi Ofisler Kamu Kurumları Muhtarlıklar Müşteri Hizmetleri ve Teknik Servis Site ve Tesis Yönetimi Tüm çözümler