Talep Takip · Kamu Kurumları

Vatandaş başvurusu birimler arasında kaybolmasın.

Gişede, telefonda, dilekçeyle ya da e-postayla gelen başvuruları kayda alın; ilgili birime sevk edin, devir notuyla birimler arasında aktarın ve vatandaşa sonucunu bildirin.

Hesabınızı oluşturun Talep Takip Sistemi
Kimler kullanır? Halkla ilişkiler Şube müdürlükleri Yazı işleri Destek hizmetleri İlçe müdürlükleri

Talepler nereden gelir?

Hangi yoldan gelirse gelsin, talep aynı listeye girer ve kaynağı bellidir.

Dilekçe

Evrak biriminden gelen dilekçe taranıp talebe eklenir, ilgili şubeye sevk edilir.

Ziyaret

Gişeye ya da makama gelen vatandaşın talebi görüşme sırasında kaydedilir.

Telefon

Bilgi hattına gelen aramalar kişi kartıyla birlikte talep olarak açılır.

E-posta

Kurumsal adrese ya da başka kanallardan gelen başvurular belgesiyle birlikte kaydedilir.

Örnek senaryolar

Talep nasıl gelir, kim ilgilenir, nasıl sonuçlanır? Kamu Kurumları için birkaç tipik örnek.

Bir vatandaş Dilekçe
“Başvuruma 30 gündür yanıt alamadım, dosyamın hangi aşamada olduğunu öğrenmek istiyorum.”
Halkla İlişkiler → Şube Müdürlüğü
Halkla ilişkiler talebi başvuru numarasını devir notuna yazarak ilgili şubeye aktardı; şube eksik belgeyi tespit etti ve vatandaşa yazılı bilgi verildi.
Gişeye gelen bir vatandaş Ziyaret
“Engelli kartı başvurusu için hangi belgeleri getirmem gerektiğini öğrenmek istiyorum.”
Halkla İlişkiler
Görevli talebi görüşme sırasında kaydetti ve belge listesini yanıt olarak yazdı; talep aynı gün kapatıldı.
Mahalle muhtarı Telefon
“İlçedeki hizmet binasının ısıtması çalışmıyor, sabah gelen vatandaşlar üşüyor.”
İlçe hizmet binası Yarın, 08.00
Destek Hizmetleri İş listesi
Talep destek hizmetlerine atandı ve teknisyenin iş listesine ertesi sabah 08.00 olarak planlandı; arıza mesai başlamadan giderildi.
Bir avukat E-posta
“Müvekkilimle ilgili işlem dosyasının örneğini talep ediyoruz.”
Hukuk
Hukuk birimi iç yazışmada yazı işlerinden dosyayı istedi; talep hedef süre içinde yanıtlandı ve tüm adımlar aktivite kaydında kaldı.
Bir gençlik derneği Dilekçe
“Kurumunuzun konferans salonunu hafta sonu bir söyleşi için kullanmak istiyoruz.”
Destek Hizmetleri → Makam
Uygunluk görüşü iç yazışmayla makama sunuldu; onayın ardından tarih belirlenip derneğe resmi yanıt verildi.

Önerilen kurulum

Kamu Kurumları için hazır bir başlangıç: kategoriler ve talepleri yürütecek birimler. Hepsini kendi yapınıza göre değiştirebilirsiniz.

Kategoriler

Genel Başvuru durumu Bilgi ve belge talebi Bina ve erişilebilirlik Personel ve hizmet Şikayet Öneri

Birimler

Halkla İlişkiler Yazı İşleri Şube Müdürlükleri Destek Hizmetleri Hukuk

Mevcut kayıtlarınızı Excel şablonuyla içe aktarabilir, talep formuna kurumunuza özel alanlar ekleyebilirsiniz.

Birden fazla ofis, büro ya da şube

İl müdürlüğü ve ilçe müdürlükleri ayrı şubeler olarak açılır. Her ilçe kendi taleplerini görür; il yönetimi tüm ilçeleri yönetici özetinden izler.

Kişisel veriler korunur

TC kimlik numarası şifrelenerek saklanır; aynı kişiyi bulmak için yalnızca geri döndürülemez bir özeti kullanılır. Hangi bilgilerin zorunlu olacağını kurum olarak siz belirlersiniz. Talepleri ve kişi kartlarını yalnızca rolü ve birimi uygun olan personel görür; her işlem aktivite kaydında izlenir.

Şifreli TC kimlik numarası Zorunlu alanları siz seçersiniz İç yazışmalar talep sahibine gösterilmez

Sık sorulan sorular

Hayır, doğrudan bir entegrasyon yoktur. Başka bir kanaldan gelen başvuruyu talep olarak açıp belgesini ekleyebilir, birimler arasındaki takibi ve vatandaşa dönüşü burada yürütebilirsiniz.

Talebin birimi değiştirilirken devir notu yazmak zorunludur. Not iç yazışmaya düşer; kimin, ne zaman ve neden devrettiği aktivite kaydında görünür.

Kurum ayarlarından ilk yanıt ve çözüm için hedef süre tanımlarsınız. Süreyi aşan talepler gecikmiş olarak işaretlenir, birim üyelerine ve yöneticilere bildirim gider; yönetici özetinde ortalama süreleri görürsünüz.

Talepleriniz bugünden kayıt altında olsun

Hesabınızı oluşturun, birimlerinizi tanımlayın, ekibinizi davet edin.

Talep Takip ile başlayın

Diğer sektörler

Belediyeler Milletvekili ve Siyasi Ofisler Muhtarlıklar Dernek ve Vakıflar Müşteri Hizmetleri ve Teknik Servis Site ve Tesis Yönetimi Tüm çözümler