Talep Takip · Site ve Tesis Yönetimi

Yönetim ofisine gelen talep, teknisyenin ve bahçıvanın iş listesinde.

Sakinlerin, kiracıların ya da firmaların yönetim ofisine telefonla, yüz yüze ya da e-postayla ilettiği talepleri kaydedin; konum ve uygun saatle planlayın, teknik personel ve bahçıvan gün içinde sırayla tamamlasın.

Hesabınızı oluşturun Talep Takip Sistemi
Kimler kullanır? Site ve tesis müdürleri Yönetim ofisi ve resepsiyon Teknik personel Bahçe ve peyzaj ekibi Temizlik ekibi Güvenlik

Talepler nereden gelir?

Hangi yoldan gelirse gelsin, talep aynı listeye girer ve kaynağı bellidir.

Telefon

Resepsiyona gelen arama; daire, konum ve uygun saatle birlikte kaydedilir.

Ziyaret

Yönetim ofisine gelen sakinin talebi görüşme sırasında açılır.

E-posta

Kiracı firmaların ve sakinlerin yazılı talepleri ekleriyle birlikte talebe dönüşür.

Saha

Güvenliğin devriyede ya da teknisyenin işte fark ettiği arıza oradan kaydedilir.

Örnek senaryolar

Talep nasıl gelir, kim ilgilenir, nasıl sonuçlanır? Site ve Tesis Yönetimi için birkaç tipik örnek.

D Blok 12 sakini Telefon
“Banyodaki gider tıkalı, su taşmak üzere. Bugün öğleden sonra evdeyim.”
D Blok 12 Bugün, öğle 12–15
Teknik İş listesi
Resepsiyon talebi konum ve saatle kaydedip acil olarak işaretledi; iş teknik personelin listesinde öne çıktı ve tıkanıklık bir saat içinde açıldı.
Villa 14 sakini Ziyaret
“Bahçe sulama sistemi iki gündür çalışmıyor, çimler sararmaya başladı.”
Villa 14 Yarın, sabah 09–12
Bahçe İş listesi
Yönetim işi ertesi sabaha planlayıp bahçıvana atadı; arızalı vana değiştirildi, bahçıvan işi tamamlarken fotoğrafını ekledi.
Güvenlik görevlisi · gece devriyesi Saha
“Otopark rampasındaki iki aydınlatma armatürü yanmıyor.”
Otopark rampası Yarın, sabah 09–12
Teknik İş listesi
Görevli talebi devriyede telefonundan açtı; armatür değişimi ertesi günün iş listesine sabah işi olarak girdi.
Çarşı alanındaki kafe E-posta
“Dükkânımızın önündeki ortak alanın haftada iki kez yıkanmasını rica ediyoruz.”
Temizlik
Talep temizlik ekibine atandı; ortak alan yıkaması salı ve cuma sabahlarının programına eklendi.
A Blok sakini Telefon
“Asansör 3. katla 4. kat arasında arada bir duruyor.”
Teknik
Talep acil açıldı; asansör firması çağrıldı, gelişi ve yapılan bakım iç yazışmaya not edildi ve iş aynı gün kapandı.
Yeni taşınan sakin Ziyaret
“Otopark kartı ve aidat ödeme bilgileri için ne yapmam gerekiyor?”
Yönetim Ofisi
Resepsiyon kartı hazırlattı, aidat bilgilerini yanıt olarak yazdı; talep aynı gün kapatıldı.

Önerilen kurulum

Site ve Tesis Yönetimi için hazır bir başlangıç: kategoriler ve talepleri yürütecek birimler. Hepsini kendi yapınıza göre değiştirebilirsiniz.

Kategoriler

Genel Tesisat ve su Elektrik ve aydınlatma Asansör Bahçe ve peyzaj Temizlik Güvenlik ve otopark Aidat ve yönetim

Birimler

Yönetim Ofisi Teknik Bahçe Temizlik Güvenlik

Mevcut kayıtlarınızı Excel şablonuyla içe aktarabilir, talep formuna kurumunuza özel alanlar ekleyebilirsiniz.

İş listesi ve saha ekibi

Kaydedilen talep, sahada tamamlanır

Teknik personel, bahçıvan ve temizlik ekibi sabah telefonlarını açtığında günün işlerini sırayla görür: acil olanlar en üstte, ardından planlanan saat. Konum (“Villa 14”, “D Blok 12”) ve tercih edilen saat her işin üzerindedir. Yönetici sırayı sürükleyip bırakarak değiştirir, planı onaylar; günlük listeyi A4 olarak da yazdırabilirsiniz.

Birden fazla ofis, büro ya da şube

Birden fazla siteyi ya da tesisi yöneten firmalar her birini ayrı şube olarak açar. Site müdürü şube yöneticisi olur, kendi sitesinin taleplerini ve iş listesini görür; firma yönetimi tüm siteleri yönetici özetinden izler.

Kişisel veriler korunur

TC kimlik numarası şifrelenerek saklanır; aynı kişiyi bulmak için yalnızca geri döndürülemez bir özeti kullanılır. Sakinlerden TC istemek zorunda değilsiniz; ad, daire ve telefon yeterlidir. Kişi kartları yalnızca yetkili ekip üyelerine görünür; saha personeli işin konumunu ve açıklamasını görür.

Şifreli TC kimlik numarası Zorunlu alanları siz seçersiniz İç yazışmalar talep sahibine gösterilmez

Sık sorulan sorular

O durumda Dilek-Şikayet-Öneri Kutusu daha uygundur: sakinler QR ya da bağlantıyla kendileri yazar, talep doğru ekibe gider. Talep Takip Sistemi, talepleri ekibinizin kaydettiği düzen içindir.

Saha görünümünde her işin altında “Yola çıktım”, “Başladım”, “Tamamlandı” düğmeleri vardır. Tamamlarken not ve fotoğraf ekleyebilir; durum talebe ve aktivite kaydına işlenir.

İlk yanıt ve çözüm için hedef süre tanımlarsınız. Süreyi aşan talepler gecikmiş olarak işaretlenir, yöneticiye bildirim gider ve yönetici özetinde geciken işler ayrıca listelenir.

Talepleriniz bugünden kayıt altında olsun

Hesabınızı oluşturun, birimlerinizi tanımlayın, ekibinizi davet edin.

Talep Takip ile başlayın

Diğer sektörler

Belediyeler Milletvekili ve Siyasi Ofisler Kamu Kurumları Muhtarlıklar Dernek ve Vakıflar Müşteri Hizmetleri ve Teknik Servis Tüm çözümler